Multitasking eller effektivisering?

Det pratas mycket om multitasking nu. SvD har en artikelserie om det och det bloggas på flera håll om det, bland annat här. SvD:s artikel nämner att multitasking och förmåga att snabbt zappa mellan olika digitala medier och uppgifter kommer ses som en viktig kompetens i framtiden. De skriver dock också att det finns forskning som visar att våra hjärnor inte än är anpassade för multitaskandet och zappandet. Det tar flera minuter för oss att ställa om från en uppgift till en annan.

Imorse läste jag också i min DIKforum att multitasking och ”förmågan att hålla många bollar i luften” är dåligt för effektiviteten. De har intervjuat effektivitetskonsulten Anki Bengtsson. I artikeln står det att det är lätt att skylla på tekniken när man multitaskar och det blir mycket avbrott. Men Anki menar att det snarare är vårt förhållningssätt till tekniken som ställer till det. Vi måste kanske inte alltid svara i telefon (det handlar ju självklart om vad man har för yrke och vilken servicenivå man har på företaget, Johannas anm.) eller svara på ett sms på en gång. Eller besvara e-post på en gång. Artikeln är förvisso riktad till chefer men jag tycker den går att applicera på de flesta.

Anki tipsar om att man de första timmarna av dagen ska ägna sig åt de riktigt viktigaste uppgifterna för då är man piggast och mest kapabel att ta tag i de krävande uppgifterna. Och att man ska komma igång med arbetet direkt och inte börja med en kopp kaffe och att bläddra i tidningen. Hon ger 7 tips för att öka effektiviteten:

1. Planera dagen före. Se till att skriva upp morgondagens viktigaste arbetsuppgift. Får du den gjort är dagen väl använd.

2. Ange ett konkret mål för vad du vill åstadkomma med ditt arbete.

3. Skriv allt du ska göra i prioriteringsordning.

4. Belöna dig själv för det du åstadkommer.

5. Bortrationalisera dig själv från möten du inte behöver vara med på. Tänk också två gånger innan du kallar andra till möte, är mötet verkligen nödvändigt?

6. Kolla din e-post några gånger om dagen vid bestämda tider – istället för hela tiden.

7. Motionera. Du behöver röra på dig 20 min om dagen – och den tiden har du. Stordåd på jobbet kräver god fysisk form.

Dagens insikt:
Jag är en multitaskare, en ganska strukturerad sådan förvisso men ändå. Frågar någon efter en multitaskare så räcker jag upp handen. Men jag kanske borde tänka om lite. Effektivisera lite mer helt enkelt. Nu när jag skrivit detta blogginlägg har jag exempelvis inte kollat min email, min twitter eller läst någon tidning eller gjort någonting annat faktiskt. Jag har sörplat på lite te men det tror jag inte har påverkat nämnvärt 🙂 Och jag måste ju erkänna att blogginlägget har skrivits fortare och med mindre stavfel, det händer annars att de slinker in om jag kanske kollar någonting annat samtidigt som jag skriver en smula för fort.

Jag får helt enkelt börja effektivisera mitt multitaskande. Jag vill ju inte tappa eller lägga ifrån mig min förmåga att multitaska. Förmågan till det är nog ganska medfödd tror jag även om man självklart kan träna upp det. Men det är en bra förmåga, jag fångar ju upp väldigt mycket av min omvärld på grund av det. Men samtidigt vill jag ju inte tappa bort effektiviteten. Det får lov att bli effektivitet 50 % av dagen och multitaskande resterande 50 % 🙂

Hur arbetar du? Multitaskar du eller tar du en sak i taget? Kommentera gärna.

Annonser